V roce 2010 bylo přes internet odesláno 107 bilionů e-mailových zpráv. Ve srovnání s tím každý rok americká poštovní služba zpracuje přibližně 160 miliard kusů pošty. Široké používání e-mailů je způsobeno několika výhodami, včetně rychlosti a nízkých nákladů. Přestože jsou e-mailové zprávy extrémně běžné, mají několik nevýhod a tradiční pošta je užitečná i v 21. století.
Rychlost
Jednou z hlavních výhod e-mailu je rychlost. Zatímco elektronická zpráva může doslova cestovat rychlostí světla, tradiční poštovní dopis může trvat několik dní nebo dokonce týdnů, než se dostane na místo určení. Okamžitá povaha e-mailu může být klíčovou výhodou pro podniky, které mohou rychle spolupracovat a sdílet informace.
Rychlost e-mailu však může být také nevýhodou. Protože e-maily lze odesílat pouhými několika kliknutími, používají se mnohem častěji než jejich tradiční papírové protějšky. Pokud velké množství e-mailů zaplní doručenou poštu příliš rychle, uživatelé mohou být ohromeni nebo vyrušeni objemem zpráv. Může být časově náročné roztřídit obrovské množství irelevantních e-mailů, které jsou všechny rychle odeslány jednomu příjemci.
Náklady
E-mail je ve srovnání s běžnou poštou extrémně levný systém. Jakmile je počítač připojen k internetu, za odesílání elektronických zpráv nejsou prakticky žádné náklady. Úspora nákladů na e-mail je zvláště cenná pro podniky, které mohou každý den odesílat stovky nebo dokonce tisíce zpráv. Pokud se místo toho použijí tradiční písmena, náklady na poštovné a spotřební materiál jsou značné.
Nízkonákladové zprávy mají jednu zásadní nevýhodu: spam. Obchodníci nebo dokonce podvodníci mohou posílat e-maily, aniž by byli omezeni cenami poštovného. To vede k vysokému počtu nežádoucích nevyžádaných zpráv, které musí příjemce filtrovat a mazat. Čas a prostředky vynaložené na řešení spamu mohou mít dopad na produktivitu jednotlivců i firem.
Pozornost
E-mailové zprávy jsou obecně méně osobní nebo důležité než dopisy zasílané poštou. To má výhody i nevýhody. Na jedné straně neosobní a jednorázové e-maily znamenají, že uživatelé necítí povinnost odpovědět na každou zprávu. Lidé mohou soustředit svou pozornost pouze na nejdůležitější e-maily a odstranit všechny zbytečné zprávy.
Na druhé straně se osobním dopisům zasílaným prostřednictvím pošty často dostává takové pozornosti, že e-maily chybí. Nedostatek osobního kontaktu v e-mailu by mohl vést k tomu, že příjemce chybí důležité podrobnosti nebo zprávu úplně ignoruje. Tradiční dopis může být dobrým způsobem, jak vystoupit z davu a nechat si všimnout zprávy.
Formát
E-maily mají obvykle neformální formát a jsou vhodné pro krátkou korespondenci mezi jednotlivými místy. To může být velkou výhodou pro lidi, kteří chtějí spolupracovat nebo chatovat v neomezeném prostředí.
Nevýhodou může být také neformální povaha e-mailu. Důležité dokumenty, jako jsou právně závazné smlouvy, je obvykle nutné zasílat prostřednictvím tradiční pošty. Tato metoda je považována za formálnější a důvěryhodnější, zatímco e-mailové zprávy jsou omezeny na rutinní komunikaci.
