Microsoft Office 2007 obsahuje funkci pro odesílání automatické odpovědi na příchozí zprávy. Ačkoli Microsoft Exchange Server obsahuje pomocníka mimo kancelář, Outlook může tuto funkci replikovat vytvořením pravidel a šablony e-mailu. Pokaždé, když obdržíte e-mail, Outlook odpoví odesílateli s automatickou odpovědí. Přestože odesílatel může odeslat více e-mailů, pravidlo umožňuje pouze jednu odpověď. To zabrání odesílatelům v tom, aby dostali stejnou odpověď vícekrát.
Vytvořte šablonu automatické odpovědi
Otevřete Microsoft Office 2007 a klikněte na nabídku „Soubor“. Umístěte myš na „Nový“ a klikněte na „Poštovní zpráva“.
Klikněte na kartu „Možnosti“ ve skupině Formát. Klikněte na „Prostý text“.
Do těla zprávy napište zprávu, kterou chcete odeslat jako automatickou odpověď.
Klikněte na tlačítko „Microsoft Office“ a poté na „Uložit jako“. Tlačítko Microsoft Office je umístěno v levé horní části zprávy.
V rozevíracím seznamu „Uložit jako typ“ klikněte na „Šablona aplikace Outlook (* .oft)“.
Do pole „Název souboru“ zadejte název souboru šablony zprávy a stiskněte „Uložit“.
Vytvořte pravidlo automatické odpovědi
V rozbalovací nabídce „Nástroje“ klikněte na „Pravidla a upozornění“. Klikněte na „Nové pravidlo“.
V části „Začít od prázdného pravidla“ klikněte na „Zkontrolovat zprávy, když přijdou“. Klikněte na „Další“.
Zaškrtněte políčko „Odesláno pouze mně“ v části „Jaké podmínky chcete zkontrolovat?“ a vyberte další podmínku, kterou potřebujete. Klikněte na „Další“. Na otázku, zda chcete, aby toto pravidlo platilo pro každou přijatou zprávu, vyberte možnost „Ano“.
Zaškrtněte políčko „Odpovědět pomocí konkrétní šablony“ v části „Co chcete se zprávou udělat?“
Podívejte se do části „Krok 2: Upravit popis pravidla“ a vyberte „Konkrétní šablona“. V dialogovém okně "Hledat" klikněte na "Uživatelské šablony v systému souborů".
Vyberte šablonu vytvořenou pro automatickou odpověď a klikněte na „Otevřít“. Klikněte na „Další“.
Vyberte jakékoli upřednostňované výjimky z pravidla a klikněte na „Další“.
V části „Krok 1: Zadejte název tohoto pravidla“ zadejte název nového pravidla a klikněte na „Dokončit“. Vaše pravidlo je nyní zapnuto a je připraveno k použití.
Tipy
Microsoft Office Online nabízí bezplatné šablony zpráv mimo kancelář, které jsou k dispozici ke stažení.
Aby bylo možné odesílat automatické odpovědi, musí zůstat váš počítač zapnutý a Microsoft Office 2007 musí zůstat otevřený.
Chcete-li pravidlo vypnout, klikněte na nabídku „Nástroje“ a poté na „Pravidla a upozornění“. Zrušte zaškrtnutí políčka u pravidla, které chcete deaktivovat.
