Kopírování na karbon nebo CCing, někdo na e-mailu zahrnuje odeslání duplikátu kopie jinému příjemci, kromě hlavního příjemce v poli „Komu:“ e-mailu. Při odesílání CC je nezbytná správná etiketa, protože tento typ e-mailů přichází s profesionálními riziky, včetně ohromné správy s příliš velkým množstvím zbytečných e-mailů, narušení soukromí spolupracovníka, vytváření zmatků o odpovědnosti a zbytečné duplikace úsilí.
Vyvarujte se šéfa svého spolupracovníka
Mohlo by vám to pomoci vyventilovat svou frustraci vedoucímu, který má oprávnění jednat s otravným spolupracovníkem, ale poslat CC jejímu šéfovi na e-mail s výzvou na něco negativního vás může později pronásledovat. Pokud to uděláte někomu jinému, je pravděpodobné, že v určitém okamžiku někdo provede CC vašeho vlastního šéfa, což zvýrazní chybu, kterou jste udělali. Spíše než vytvářejte špatnou karmu pro sebe, podívejte se, zda můžete problém vyřešit se svým spolupracovníkem v soukromém e-mailu nebo ještě lépe osobně. Pokud opravdu potřebujete mluvit s vedením o problému, udělejte to osobně nebo telefonicky - ne e-mailem, protože vždy riskujete, že vám management odpoví CC s dotyčným spolupracovníkem.
Znovu zkontrolujte vlákna odpovědí
Nejlepší etiketou je poslat manažerovi CC pouze při nové konverzaci nebo jako FYI, která nevyžaduje odpověď. Nejrychlejší způsob, jak někoho uvést do rozpaků nebo sdílet informace s nesprávnou osobou, je zaslat CC manažerovi na e-mail, který odpovídá na mnoho dalších e-mailů mezi vámi a hlavním příjemcem ve stejném vlákně. Pokud je CC pro nejnovější e-mail ve vlákně naprosto nezbytný, odstraňte předchozí e-maily ve stejném vlákně, pokud odhalí informace určené pouze pro vás a hlavního příjemce. Stejně tak se neobtěžujte CCingovat manažera na e-mailech bez skutečných nezbytných informací, jako jsou ty, které byly zaslány za jednoduché „Díky!“
Požádat o povolení
Předem si zjistěte, zda je v pořádku, když s vašimi spolupracovníky a jejich šéfy nebo s vašimi šéfy můžete CC odesílat na e-maily týkající se citlivých předmětů, jako je pracovní výkon jiného - nebo které e-mailové subjekty raději dostávají CC. Pokud si uděláte mentální záznam o tom, kdo je v pořádku s CC a kdo ne, je větší pravděpodobnost, že zůstanete v míru se svými spolupracovníky a vedením. Můžete také diskutovat o problému s někým v oblasti lidských zdrojů, abyste zjistili, zda má vaše společnost zásady ohledně toho, jaké typy e-mailů zasílat těm ve středním nebo vyšším managementu. Vedoucí pracovníci často dostávají mimořádný počet e-mailů a pravděpodobně tuto zdvořilost ocení.
Udržujte to profesionální
Jakákoli elektronická korespondence, ve které vedení obdrží CC, by měla být co nejprofesionálnější a nejobecnější. Můžete zavést zásadu, podle níž nikdy neposíláte CC vedoucím pracovníkům, které by mohly být považovány za osobní, pasivně agresivní nebo jakkoli kontroverzní. Ještě lépe, abyste se vyhnuli rizikovým chybám CC, neposílejte CC managementu vůbec, místo toho se rozhodněte pro osobní e-maily nebo konverzace osobně. Rovněž se vyhněte odesílání CCs managementu, pokud by to vedlo k nejasnostem ohledně toho, kdo musí převzít odpovědnost za akci; pokud si buď hlavní příjemce nebo manažer CC-d myslí, že druhá osoba bude zpracovávat váš e-mailový požadavek, nemusí být zpracován vůbec, nebo mohou oba zbytečně duplikovat úsilí.
