Můžete obdržet e-mail, ve kterém odesílatel požaduje, abyste mu zaslali odpověď s potvrzením, že jste dostali jeho zprávu. Ne každý má možnost nechat si automaticky zaslat potvrzení o zpáteční cestě, když otevřete jeho e-mail, takže pokud obsahuje naléhavé nebo časově citlivé informace, musí vědět, zda se dostalo do vaší doručené pošty. Je také zdvořilost informovat lidi, že jste dostali jejich zprávu, když jste požádali, aby vám zaslali dokumenty nebo jiné informace.
Krok 1
Potvrzení odešlete co nejdříve. Včasná odpověď je ve světě podnikání zásadní, i když informace v e-mailu nejsou časově citlivé.
Krok 2
V případě potřeby upravte předmět e-mailu. Možná budete například muset označit, že jste ke zprávě připojili dokument nebo že do vaší odpovědi jsou zahrnuty aktualizované informace. Pokud nepotřebujete upravit předmět, automaticky se vyplní pole „Re:“, které příjemce upozorní, na jaký e-mail odpovídáte.
Krok 3
Napište celou větu označující, že jste zprávu dostali, a také to, kdy v souvislosti s ní podniknete jakékoli kroky. Je profesionálnější říci: „Dobrý den, Steve, dostal jsem e-mail dnes ráno. Budu s vámi kontaktovat později odpoledne.“ “ "Mám to díky."
Aktualizujte příjemce o veškerém relevantním vývoji. Zde můžete splnit dva úkoly najednou: potvrdit původní e-mail a udržovat příjemce ve smyčce týkající se příslušných informací. Nemá smysl posílat druhý e-mail, který říká: „Mimochodem, schůzka související se smlouvami, které jste mi poslali, byla přesunuta zpět na 16:00,“ když už máte e-mailovou konverzaci týkající se daného tématu.
