Osobní počítač navždy změnil způsob, jakým lidé podnikají: pro každý důležitý úkol společnosti existuje odpovídající softwarové řešení. Pokud stále podnikáte v účetnictví ručně, zvažte velké rozdíly mezi tím a používáním specializovaného účetního softwaru. Přechod na digitální technologii má velké výhody, ale tyto výhody přicházejí s určitými riziky. Vše záleží na tom, co pro vás a vaše podnikání nejlépe vyhovuje.
Přesnost a konzistence
Účetní software používá automatizované výpočty k zajištění správné matematiky. Počítačové účetnictví navíc vytváří konzistenci ve vašem výkaznictví prostřednictvím standardizovaných formátů souborů a zavedených pracovních postupů. Účetní software je však stejně inteligentní jako uživatel a přechod na digitální účetnictví nemusí nutně zaručovat eliminaci chyb. Počítačové účetnictví je však při správném provedení přesnější než ruční účetnictví.
Rychlost vstupu
Jakmile pro své podnikání implementujete počítačové řešení, čas, který strávíte prací na účetních úlohách, by se měl výrazně snížit. Zadávání dat pomocí klávesnice a ponechání práce na počítači je rychlejší než psaní věcí a počítání matematiky pomocí kalkulačky. Účetní software je dodáván s řadou vestavěných šablon, které mají tento proces zjednodušit. Data zadaná prostřednictvím počítačového účetnictví jsou navíc okamžitě přístupná, což znamená, že budete mít vždy k dispozici nejnovější čísla. Nevýhodou je, že bude nějakou dobu trvat, než se přizpůsobí používání nového softwaru, což zmírní počáteční uložený čas.
Zabezpečení
I když můžete své účetní údaje chránit heslem a uložit je do pracovního počítače, manuální účtování je méně bezpečné v tom, že se písemné dokumenty hromadí v průběhu času a vyžadují stále větší řešení úložiště. Kromě toho můžete snadno zálohovat digitální účetní data na externí jednotku, zatímco ruční účetní data musíte zkopírovat ručně. Ztráta dat digitálního účetnictví je méně dramatická než ztráta původních dokumentů, protože své zálohy můžete obnovit s minimálním úsilím. Počítačový hardware je však křehčí než skutečné dokumenty, takže v případě problému s hardwarem musíte podniknout kroky k ochraně svých dat.
Snadná distribuce
V manuálním účetnictví vytváříte a distribuujete faktury, účty a další záznamy ručně. Díky digitálnímu účetnictví můžete vytvořit stejnou sadu dokumentů za mnohem kratší dobu a vytisknout tolik kopií, kolik potřebujete. Poté můžete posílat digitální dokumenty e-mailem, což vám umožní omezit množství fyzických médií, která vaše společnost ve skutečnosti musí používat. Pomocí počítačového účetního softwaru je snadné tisknout, kopírovat a odesílat dokumenty potřebné pro vaše podnikání. To však také umožňuje hanebné straně zachytit vaše data.
