Digitální věk nám dal tolik způsobů vzájemné komunikace - od textů po Skype a mezi tuctem technologií. Verbální i písemná komunikace mají dnes v podnikání své místo a produktivní kancelář podporuje etiketu ve všech metodách komunikace. Používání pouze jednoho nebo druhého omezuje schopnosti zaměstnance efektivně komunikovat s klienty, zákazníky a kolegy. I když e-mail může předvést váš pečlivý pracovní záznam, žádný emotikon není tak účinný jako skutečný úsměv tváří v tvář, když mluvíte.
Evidence
Existuje důvod, proč jsou e-maily často vyvolávány během vládních skandálů; ukazují nejen to, co někdo řekl, ale když to řekli, takže když potřebujete trvalý záznam o komunikaci s někým, e-mail vám poskytne digitální papírovou stopu. Kromě toho se vzpomínky lidí na konverzace mohou v průběhu času lišit, nemusí odnést důležité podrobnosti ze slovní diskuse a je snazší zálohovat váš bod v kanceláři, když máte digitální kopii, abyste to dokázali. Pokud někdo smaže váš e-mail nebo trvá na tom, že jej nikdy nedostal, vaším jediným záznamem může být vaše složka Odeslaná. E-mail může být také účinným způsobem prohlížení historie projektu a toho, kdo byl nejcennějším aktivem týmu.
Pochopení
Komunikace mezi spolupracovníky zahrnuje víc než jen slova. Vaši kolegové přečtou váš výraz a řeč těla a zaregistrují tón vašeho hlasu během konverzace. Když se s někým setkáváte tváří v tvář, tyto podněty zachytíte a pomohou vám prohloubit vaše chápání významu druhé osoby. I když dobře formulovaný e-mail může být přímý a jasný, někdy mohou být slova na obrazovce nesprávně vyložena a způsobit urážku, zvláště pokud se pokusíte o sarkasmus nebo humor. Může také zabrat méně času jednoduše projít chodbou nebo zvednout telefon a podrobně diskutovat o obavách, než je tomu u dlouhého e-mailu.
Emoce
Někdy je příliš obtížné diskutovat o určitých situacích se spolupracovníky a lidé se často obracejí na e-mail, aby se vyjádřili, aniž by byli znepokojeni. Máte čas přemýšlet o tom, co chcete říct, a můžete tuto zprávu předat bez nervozity nebo koktání. Máte čas na vytvoření inteligentní odůvodněné otázky nebo komentáře. To však může být obousměrná ulice, protože pro některé zaměstnance je snazší být při komunikaci prostřednictvím e-mailu chraplavý, urážlivý nebo hrubý. Když emoce docházejí, lidé často posílají zprávy pomocí slov, která by nikdy osobně nepoužívali.
Sociální dovednosti
Psaní e-mailů může spolupracovníkům umožnit, aby se vyhnuli nepříjemným nebo obtížným rozhovorům, ale nepomůže jim to naučit se problém řešit čelně. I když se tváří v tvář může někdy zdát trapné, zkušenost tento pocit sníží. Mluvení se spolupracovníky vám umožní lépe si uvědomit vaši neverbální komunikaci. Společné rozhovory vytvářejí vazby v kanceláři a projevují úctu lidem, ať už jde o pochvalu za dobře odvedenou práci, nebo varování před nepřijatelnou situací.
