Skutečnost, že e-mail má v moderní obchodní komunikaci velký význam, je nepopiratelná. Každý den jsou společnosti zaslány miliony e-mailů zákazníkům a dodavatelům, od zaměstnanců jejich manažerům a od jednoho spolupracovníka k druhému. Ve srovnání s jinými způsoby komunikace má převaha e-mailu několik důvodů.
Bezprostřednost
E-mail je odesílán a přijímán téměř okamžitě, ať už je příjemce o pár dveří níže nebo tisíce kilometrů dál. Z tohoto důvodu použití e-mailu zefektivňuje interní i externí komunikaci, což zrychluje a usnadňuje přenos a šíření důležitých informací a umožňuje aktualizace stavu téměř v reálném čase. Díky nepřetržitému toku relevantních informací jsou zaměstnanci i vedoucí pracovníci efektivnější a produktivnější, což umožňuje rychlé reakce na jakýkoli problém, který může nastat.
Vedení záznamů
E-mailové zprávy zůstávají v doručené poště uživatele, pokud nejsou záměrně odstraněny, a samostatný e-mailový software i webové poštovní služby nabízejí vyhledávací funkci a filtry, díky nimž sledování konkrétní zprávy trvá jen několik sekund. Vytvoří se tak virtuální stopa papíru, která je mnohem efektivnější než tištěné dokumenty uložené v zásuvce, takže je extrémně snadné extrahovat důležité informace z e-mailové komunikace.
Nízké náklady
E-mail je jedním z nejlevnějších způsobů, jakými může podnik komunikovat, a to interně i externě. Malé podniky se mohou jednoduše zaregistrovat k bezplatnému e-mailu u poskytovatelů, jako jsou Gmail, Yahoo nebo Hotmail; i pro větší společnosti jsou režijní náklady na údržbu dedikovaného e-mailového serveru relativně nízké. Rozdíl v ceně je obzvláště markantní při zvažování hromadné komunikace. Například náklady na tisk a doručení sady marketingových letáků nebo dopisů mnohokrát vyžadují zaslání informací e-mailem.
Marketing
E-mail umožňuje společnostem efektivně a efektivně šířit informace o svých produktech a službách, a to jak stávajícím, tak potenciálním zákazníkům. Například oděvní společnost by mohla vytvořit e-mailový seznam, na který se může kdokoli přihlásit, a potom zasílat každý týden e-maily všem v seznamu s podrobnostmi o nových přírůstcích do katalogu. Podobně může společnost specializující se na obchodní software kontaktovat další společnosti přímo e-mailem s dotazem, zda mohou považovat jejich služby za užitečné.
