Microsoft Office automaticky ukládá skrytá metadata a osobní informace do všech dokumentů, které vytvoříte pomocí programu Microsoft Office. V tomto příspěvku se dozvíte, jak odstranit skryté informace a metadata z dokumentů Microsoft Office, aby se zabránilo tomu, aby kdokoli tyto informace používal.
Skryté informace připojené k souborům sady Office.
Microsoft Office ve výchozím nastavení ukládá následující informace kdykoli vytvoříte a uložíte soubor dokumentu Office.
1. Jméno autora, jméno společnosti, jméno osoby, která dokument nedávno uložila. Další informace umožňující osobní identifikaci (PII), jako jsou hlavičky e-mailů, informace k odeslání ke kontrole, směrovací lístky a názvy šablon.
2. Sdílené nebo spolupracované dokumenty mohou obsahovat revizní značky, komentáře, inkoustové anotace, jména lidí, kteří na dokumentu pracovali, komentáře recenzentů a změny provedené v dokumentu.
3. Datum vytvoření dokumentu, datum úpravy dokumentu, revize dokumentu, verze dokumentu.
4. Název počítače, název síťového serveru nebo pevného disku, kde je dokument uložen.
5. Skrytý text nebo buňky, o kterých nemusíte vědět.
Důsledky skrytých dat v souborech sady Office
Kromě zprostředkování citlivých informací mohou skrytá data připojená k vašim souborům také vést k nedorozuměním v případě, že existují nesrovnalosti mezi tím, co osobně nahlásíte o práci, a tím, co dokument skončí předáním prostřednictvím připojených skrytých informací a metadat.
Například můžete klientovi nahlásit, že vaše společnost strávila 120 osobodv hodin vytvořením dokumentu. Zatímco někdo na straně klienta může mít přístup ke skrytým datům připojeným k vašemu dokumentu a dojít k závěru, že dokument vytvořila jiná společnost, a někdo ve vaší společnosti sotva strávil hodinu prohlížením dokumentu.
I když je v podnikání docela běžné podnášet práci, možná nebudete chtít tyto informace svým klientům prozradit.
Jiné situace, kdy skrytá data mohou způsobit problémy
V jiných situacích existují obavy ohledně ochrany osobních údajů v souvislosti se způsobem, jakým Microsoft Office připojuje k dokumentům metadata a osobní informace.
1. Můžete zaregistrovat anonymní stížnost, abyste zjistili, že vaše jméno a podrobnosti byly přístupné prostřednictvím skrytých metadat souborů.
2. Můžete zveřejnit dokument na webové stránce v naději, že zůstane anonymní. Dokument však neměl o vás dostatek informací v souborech skrytých metadat.
3. K dokumentům mohou být připojeny záhlaví dokumentů, zápatí, vodoznaky a skrytý text. Mohou sdělovat citlivé informace, obchodní tajemství a další informace, o nichž nechcete být otevřeni.
4. Vy nebo jiní lidé, kteří pracovali na vytvoření dokumentu, jste možná učinili určité připomínky / poznámky, které nemusí být vhodné zaslat klientovi. Mohou se připojit k vašemu dokumentu a nemusí být zřejmé, když si dokument právě prohlížíte.
Proto má smysl zkontrolovat a vymazat skrytá metadata z kancelářského dokumentu před jejich publikováním online nebo odesláním klientovi.
Odebrat skryté informace z dokumentů Office
Takto můžete zobrazit a odstranit skrytá data a osobní informace ze souborů sady Office vytvořených pomocí aplikace Microsoft Office 2007, kde jsou metadata skrytější ve srovnání s Office 2010 a 2013.
1. Otevřete soubor, ze kterého chcete odstranit skryté informace.
2. Klikněte na tlačítko Office v horní nabídce pásu karet (viz obrázek níže)
3. Přejděte na přípravu a klepněte na dokument Zkontrolovat (viz obrázek níže).
4. Budete přesměrováni na obrazovku Inspektor dokumentů, po tomto kliknutí na Inspect.
5. Windows zkontroluje výsledky kontroly dokumentů a zobrazí výsledky kontroly (viz obrázek níže).
6. Klepnutím na Odstranit vše v části Vlastnosti dokumentu a osobní informace odeberete všechny své osobní informace, které Office připojila k vašemu dokumentu. Tento postup můžete rozšířit na další oddíly, které chcete odebrat.
7. Na následující obrazovce Windows potvrdí Odstranění vlastností dokumentu a osobních údajů.
Jak vidíte z „Poznámka: Některé změny nelze vrátit zpět“, nebudete moci obnovit informace, které tímto postupem smažete.
Možná budete chtít vytvořit záložní kopii pro vaše použití a reference před vymazáním osobních informací a dalších dat ze souboru, který budete odesílat.
Odebrání skrytých dat z dokumentů Office 2010 a 2013
1. Klepněte na kartu Soubor a poté na Informace.
2. Klepněte na Zkontrolovat problémy a poté klepněte na Zkontrolovat dokument (viz obrázek níže).
3. Můžete nechat všechny vybrané možnosti, zaškrtnuté, jaké jsou, nebo si vybrat oddíly, pro které chcete dokument prohlédnout.
4. Klepněte na Inspect and Office a prohledá dokument pro vybraná skrytá metadata.
5. Zkontrolujte výsledky inspekce dokumentů v dialogovém okně Inspektor dokumentů.
6. Klepněte na tlačítko Odstranit vše vedle výsledků inspekce u typů skrytých dat, která chcete z dokumentu odebrat.
Zastavte Office z připojování informací
Bohužel neexistuje žádný způsob, jak vyladit nastavení a zabránit Microsoft Office v ukládání osobních informací a metadat do souborů.
V sadě Office 2013 však můžete nastavit soubor sady Office, na kterém pracujete, aby automaticky odstranila metadata při každém uložení souboru. Tímto způsobem se můžete vyhnout šancím, že si nebudete pamatovat na odstranění skrytých informací ze souboru před jejich odesláním klientovi.
1. Klikněte na nabídku Soubor.
2. Klepněte na Možnosti a vyberte kategorii Trust Center.
3. Klikněte na tlačítko Nastavení Trust Center a vyberte Možnosti soukromí.
4. Povolte možnost „Odstranit osobní informace z vlastností souboru při uložení“.
Poznámka: Někdy můžete najít „Odstranit osobní údaje…“. volba není k dispozici pro zaškrtnutí. V takovém případě klepněte na tlačítko Inspektor dokumentů (viz obrázek výše) a nechte Inspektor dokumentů odstranit všechny skryté informace připojené k dokumentu.
Poté můžete soubor uložit a zkusit znovu získat přístup k možnostem ochrany osobních údajů v Trust Center. Tentokrát by tato možnost měla být k dispozici a měli byste mít možnost zaškrtnout políčko.
Musíte si uvědomit, že toto nastavení je omezeno pouze na aktuální soubor a nevztahuje se na jiné soubory, které jste vytvořili před tímto nastavením, ani na nové soubory, které vytvoříte pomocí sady Microsoft Office. V sadě Microsoft Office není možné toto nastavení nastavit jako výchozí nebo rozšířit jeho použitelnost na celý systém.
