Odeslání e-mailu aplikace Outlook ve formátu memoranda dává příjemci vizuální připomínku, že zpráva je oficiální komunikací. Zatímco aplikace Outlook nemá předdefinovanou šablonu poznámky, můžete změnit nastavení formátování tak, aby vaše zpráva odpovídala obecně přijímanému stylu poznámky. Jakmile naformátujete zprávu jako poznámku, můžete uložit nastavení do šablony, abyste mohli pro budoucí poznámky použít stejný styl.
Krok 1
Kliknutím na „Nový e-mail“ v Outlooku otevřete okno nové zprávy.
Krok 2
Vyberte kartu „Formátovat text“ a poté kliknutím do oblasti zprávy aktivujte možnosti pásu karet.
Krok 3
Klikněte na malou šipku ve skupině Odstavec na pásu karet. Outlook otevře dialogové okno, kde můžete změnit možnosti formátování odstavců tak, aby odpovídaly obecně přijímanému formátu obchodních poznámek.
Krok 4
Nastavením Zarovnání na „Doleva“ zarovnáte text doleva.
Krok 5
Chcete-li odstranit všechna odsazení nového odstavce, nastavte speciální nastavení v sekci Odsazení na „Žádné“.
Krok 6
Změňte nastavení Line Spacing na „Single“.
Krok 7
Změňte nastavení After v sekci Spacing na nejméně 8 bodů. To způsobí, že Outlook vloží mezi odstavce prázdný řádek.
Krok 8
Kliknutím na „OK“ uložíte nastavení odstavce.
Krok 9
Vyberte snadno čitelné písmo, například Times New Roman nebo Arial. Pro staromódní, strojově psaný vzhled zvolte Courier New.
Krok 10
Uložte zprávu jako šablonu, abyste ji mohli použít pro budoucí poznámky. Klikněte na „Soubor“, vyberte „Uložit jako“ a poté změňte nastavení „Uložit jako typ“ na „Šablona aplikace Outlook (* .oft)“. Pojmenujte šablonu „Memo“ nebo něco podobného a klikněte na „Uložit“.
Krok 11
Do pole Komu zadejte e-mailové adresy příjemců a do pole Předmět vložte téma poznámky.
Krok 12
Do oblasti zpráv zadejte text poznámky. Když měníte předměty nebo začínáte nový segment, vložte záhlaví krátkých sekcí. Před a po každém nadpisu nechte prázdný řádek.
Pokud chcete zahrnout tyto informace do textu zprávy, vytvořte v horní části sekci záhlaví. První čtyři řádky by měly začínat znaky „TO:“, „FROM:“, „DATE:“ a „SUBJECT:“, přičemž každý řádek by měl být oddělen prázdným řádkem. Tento krok je volitelný, protože záhlaví e-mailu v horní části zprávy již odpovídá formátu poznámky.
