Při odesílání e-mailu úvodní pozdrav často udává tón celé zprávy, podobně jako u jejího staršího bratrance papírové písmeno. Adresování e-mailu jedné osobě - nebo dokonce dvěma lidem - je obvykle dost jednoduché, ale když posíláte stejnou zprávu třem nebo více lidem, věci se mohou začít trochu zmatit a riskujete, že někoho neúmyslně urazíte. Pečlivě připravte své pozdravy, abyste zajistili, že vaše zprávy budou přijímány správným způsobem.
Udržujte to rovnoměrně
Zjistěte, co víte o třech lidech, kterým posíláte e-maily. Pokud máte o všech stejných informacích, je zpracování pozdravu jednoduché: „Dear Jim, John and Jane“ nebo „Dear Mr. Smith, Mr. Doe and Ms. Brown,“ v závislosti na úrovni formality. Někdy však možná nevíte o jednom ze tří lidí něco důležitého. Například Jim Smith je zjevně muž a Jane Brown žena, ale Alex Jones může být Alexander nebo Alexandra. V takovém případě použijte celé jméno pro všechny tři lidi - „Vážený Jim Smith, Jane Brown a Alex Jones.“
Různá formálnost
Úroveň formality označená pozdravem často ovlivňuje obsah celého e-mailu. Pokud si tři lidé, které oslovujete, zaslouží různé úrovně formality, zvažte odeslání dvou nebo tří samostatných zpráv místo jedné. Pokud absolutně musíte odeslat pouze jednu zprávu, obraťte se na každou osobu s odpovídající úrovní formality, místo aby ji zvyšoval nebo snižoval. Pokud například posíláte e-mailem svému profesorovi a dvěma svým spolužákům, otevřete zprávu „Vážený pane profesore Keatingu, Neile a Todde.“
Oslovte opatrně
Zvažte, zda je třeba zahrnout do jedné konverzace tři lidi, kterým posíláte zprávu. Pokud například pozvete na večírek tři své přátele, má smysl použít jednu zprávu; pokud organizujete večírek a pomáhají vám tři vaši přátelé, na druhou stranu může být lepší poslat tři samostatné zprávy, z nichž každá bude obsahovat pouze relevantní informace. Pokud absolutně musíte odeslat pouze jednu zprávu, obraťte se na pozdrav tří příjemců jako obvykle, ale také se snažte zjistit, které části zprávy jsou pro každou z nich relevantní.
Cc a Bcc
Při oslovování příjemců e-mailu v rámci pozdravu zvažte, jak se k nim zpráva dostává. Pokud posíláte e-mailem všem třem příjemcům pomocí pole „Komu:“ nebo „Kopie:“, zahrňte do pozdravu všechny tři lidi jako obvykle, pokud zpráva není primárně určena jednomu z příjemců a pouze odeslána druhým dvěma pro jejich informace. Pokud je to váš případ, oslovte v oslovení primárního příjemce a vysvětlete, proč zprávu posíláte také dalším dvěma v prvních několika řádcích. Pokud zprávu přijímá jedna nebo více osob prostřednictvím pole „Skrytá kopie:“, zajistěte, abyste tuto osobu do oslovení nezahrnuli, aby nedošlo k urážce.
