Spousta obchodní komunikace se zvykla začínat potřesením rukou, ale už to tak není. V 21. století je pravděpodobné, že jste se „setkali“ a komunikovali s mnoha obchodními a osobními kontakty, aniž byste jim kdy viděli do tváře. Mnoho z těchto interakcí začíná e-mailovou komunikací. Pokud musíte napsat e-mail osobě, kterou neznáte, řiďte se několika základními pravidly, abyste se ujistili, že zůstanete profesionální a neurazíte.
Krok 1
Napište stručný předmět, který popisuje, proč píšete této osobě. Protože toho člověka neznáte, budete si muset ujasnit, proč píšete. Lidé dostávají do svých e-mailových schránek spoustu spamu, takže pokud máte osobní nebo obchodní spojení, může být dobré to uvést v předmětu.
Krok 2
Použijte „Ms.“ nebo „pan“ a příjmení osoby v pozdravu. Nikdy nepředpokládejte, že je žena vdaná, pokud nevíte jistě, že je; jako takový, „paní“ je neutrálnější způsob, jak oslovit ženu. Pokud si nejste jisti pohlavím dané osoby, nehádejte; místo toho použijte jméno a příjmení dané osoby. Můžete se rozhodnout použít „Vážený“, pokud chcete, jako v „Vážený pane Smithi,“ ale můžete také vynechat „Vážený“ a stačí napsat „Mr. Všimněte si, že budete potřebovat čárku, když je použit „Dear“, a dvojtečku, pokud není.
V prvním řádku e-mailu popište důvod, proč píšete, nebo spojení, které máte k dané osobě. Mnoho lidí se nedostane přes první řádek e-mailu, pokud předpokládají, že jde o nevyžádanou poštu; podobně někteří lidé čtou své e-maily na mobilních zařízeních, které někdy zobrazují pouze první řádek e-mailu, když jsou e-maily zobrazeny ve formátu seznamu. Uvedením svého záměru dopředu budete pravděpodobněji reagovat.
