Použití formátu poznámky v e-mailech aplikace Microsoft Office Outlook může dát e-mailovým zprávám formálnější a profesionálnější vzhled. Chcete-li odeslat e-mail ve formátu poznámky, vytvořte e-mail a uložte jej jako e-mailovou šablonu aplikace Outlook. Jakmile přidáte šablonu poznámky, můžete ji použít pro každou e-mailovou zprávu aplikace Outlook, kterou chcete odeslat ve formátu poznámky.
Spusťte Microsoft Outlook. Klikněte na kartu Domů na pásu karet hlavní nabídky. Klikněte na tlačítko „Nový e-mail“.
Zadejte e-mailové adresy a předmět e-mailu příjemců do příslušných vstupních polí v horní části okna „Nový e-mail“.
Do horní části textového podokna e-mailu napište „Memo“ nebo formálnější „Memorandum“. Aplikujte tučné, podtržené, velikost písma a formátování písma na text kliknutím na příslušné tlačítko formátování ve skupině „Základní text“ na kartě „Zpráva“ na pásu karet nabídky.
Napište „Datum:“ následované datem poznámky bezprostředně pod nadpis „Poznámky“. Na samostatném řádku zadejte „Komu:“ následovaný jmény příjemců a názvy pracovních míst.
Zadejte název předmětu poznámky pod datum a informace o příjemci; například „Re: Revised Spending Forecast.“ Pod nadpis předmětu zadejte hlavní text poznámky. Mnoho obchodních poznámek obsahuje krátké pozadí a úvod a následují klíčové body a závěr. Po každém odstavci stiskněte na klávesnici počítače klávesu „Enter“ nebo „Return“ a přidejte konce odstavců.
Na pásu karet hlavní nabídky Outlooku klikněte na „Soubor“ a poté na „Uložit jako“.
V seznamu Uložit jako typ vyberte možnost „Šablona aplikace Outlook“. Zadejte popisný název šablony; například „Memo“ nebo „Business Memo“.
Stisknutím tlačítka „Odeslat“ odešlete původní poznámkový e-mail, ze kterého jste vytvořili šablonu. K šabloně poznámkového e-mailu nyní můžete přistupovat z karty „Vývojář“ aplikace Outlook. Klikněte na „Zvolit formulář“ a v rozevíracím seznamu „Hledat“ vyberte „Uživatelské šablony“. Vyberte šablonu poznámky a poté klikněte na „Otevřít“. Upravte obsah šablony a odešlete e-mail ve formátu poznámky.
Tipy
Pokud nevidíte kartu „Vývojář“ v nabídce Outlooku, povolte tuto možnost kliknutím na „Soubor“ a poté na „Možnosti“. V levém podokně klikněte na „Přizpůsobit pás karet“. Kliknutím na zaškrtávací políčko vedle „Vývojář“ tuto možnost vyberte a povolte. Kliknutím na „OK“ přidáte kartu na pás karet nabídky.
Formální obchodní poznámky obvykle obsahují datum a jména příjemců, ale vaše e-mailová zpráva automaticky obsahuje tyto informace v záhlaví e-mailové zprávy. Pokud nechcete opakovat tyto informace v hlavní části poznámky, přeskočte krok 4.
