E-mail, který se používá efektivně, může být levnou a efektivní metodou pro komunikaci v rámci společností. Mnoho věcí se však může během cesty pokazit kvůli povaze e-mailu. Komplexní zásady e-mailu mohou pomoci definovat správné použití e-mailu, ale i tento krok stále ponechává prostor pro neefektivitu a mezery v komunikaci.
Nedorozumění
E-mail jako forma písemné komunikace nepřichází se všemi důležitými neverbálními podněty, které jsou zodpovědné za většinu našeho porozumění. Výsledkem je, že sarkasmus, humor a silné emoce čtenáři často nepřijdou dobře. Někdy to funguje opačně, když čtenář připisuje emoce něčemu, co nebylo napsáno s tímto záměrem. Ti, kteří neznají e-mail, mohou psát všemi písmeny nebo používat nadměrnou interpunkci, aby něco zvýraznili, aniž by si uvědomili, že tyto prvky nesou emoce. To může vést k nedorozumění, které může zbytečně poškodit pracovní vztahy.
Ztracený čas
E-mail představuje příležitost k rozptýlení v práci. Zaměstnanci mohou nesprávně používat pracovní e-mail k zasílání osobních poznámek nebo vtipů po kanceláři. I když e-mail zůstane relevantní pro práci, může to být rozptýlení. Řekněme, že pracujete například na projektu, a nechte si na ploše otevřít svého e-mailového klienta - pokud si přečtete každý přijatý e-mail a odpovíte na něj - projekt, který teď může trvat dvě hodiny, může trvat čtyři. Ačkoli kontrola e-mailů jednou nebo dvakrát denně může být efektivnější a dostatečná, mnoho lidí má pocit, že by jim mohlo uniknout něco důležitého, pokud nekontrolují svoji doručenou poštu neustále.
Problémy s odpojením
Výhodou e-mailu je, že k němu máte snadný přístup téměř odkudkoli s připojením k internetu. Pro některé společnosti to může být také vážná nevýhoda, která ohrožuje rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem zaměstnanců. Zaměstnanci, kteří vždy zůstanou ve spojení s prací, shoří rychleji než ti, kteří si najdou čas sami pro sebe. Možná nebudou trávit kvalitní čas se svými rodinami nebo přáteli a v důsledku toho se budou cítit více vystresovaní a méně naplnění.
Trvalý záznam
Ti, kdo používají e-mail pro komunikaci v rámci společností, musí dbát na to, aby byla korespondence civilní a přehledná. S e-mailem je snadné odepsat rychlou, rozzlobenou odpověď a odeslat ji bez dalšího přemýšlení. Tato rychlá a nepřátelská reakce je nyní v záznamu; nemůžeš to vzít zpět. Pokud to zaměstnanci nebo zaměstnavatelé posunou na vyšší úroveň a řeknou něco urážlivého nebo nevhodného, mohlo by to být použito jako důvod pro propouštění nebo dokonce jako důkaz proti nim u soudu. E-mail přidává vrstvu uvolnění a dává lidem odvahu říkat věci, které nemusí říci osobně nebo po telefonu.
