I když by se to mohlo zdát jako samozřejmost, je skutečně nějaké umění uspořádat obchodní schůzku prostřednictvím e-mailu. Pokud máte v plánu zahrnout do schůzky oběd, budete muset zvážit ještě několik dalších věcí. Základní myšlenkou zde není přehnat to a plýtvat drahocennou prací nebo osobním časem s podrobnostmi - ale zároveň budete chtít mít na paměti potřeby a motivaci toho druhého.
Krok 1
Do předmětu e-mailu napište příslušnou informaci, která znamená, že e-mail je pozvánkou na oběd. Nepoužívejte otravná velká písmena nebo emotikony v řádku předmětu - ani kdekoli v obchodní komunikaci. Místo toho jasně a profesionálně uveďte svůj účel; například můžete jednoduše napsat „Oběd ve středu?“ nebo něco podobného.
Krok 2
Začněte srdečným a profesionálním pozdravem. Pokud jste u tohoto obchodního kontaktu na základě křestního jména, je v pořádku oslovit osobu v jejím pozdravu křestním jménem, například „Drahý Scott“ nebo jednoduše „Scott:“. Pokud toho člověka moc neznáte, použijte příjmení a „Mr.“ nebo „paní“
Krok 3
Uveďte, že byste se s danou osobou chtěli setkat na obědě, a potom řekněte, proč se s ní chcete setkat.
Krok 4
Poskytněte několik možností pro datum a čas na základě vašich znalostí rozvrhu dané osoby. Pokud se setkáváte s majitelem restaurace, jejíž restaurace nabízí speciální nabídku například v pátek, nežádejte ho, aby se setkal v pátek. Řekněte dané osobě dny a časy, kdy jste k dispozici, a nabídněte několik dní nebo časů, ze kterých si můžete vybrat. Datum a čas můžete také ponechat na uvážení druhé osoby - ale to může znamenat více e-mailů tam a zpět, abyste skutečně rozhodli o vzájemně výhodném datu.
Krok 5
Navrhněte několik restaurací, které považujete za vhodné pro typ setkání, které budete mít. Například pokud máte vážné a důvěrné podrobnosti k projednání záležitosti dané osoby, je pravděpodobně špatný nápad navrhnout setkání v místní hospodě, kde se pravidelně scházejí všichni jeho přátelé. Stejným způsobem, jako jste navrhli několik dat a časů, navrhněte několik míst, abyste tomu druhému dali šanci vybrat si.
Krok 6
Sdělte příjemci své další kroky a veškeré podrobnosti, které by mohl chtít vědět o vašem následném postupu. Pokud musíte slyšet zpět v určitém časovém rámci, abyste měli svůj plán volný, řekněte mu to zdvořile. Pokud budete po e-mailu několik dní mimo město, dejte mu vědět, že se mu po návratu ozvete.
Odhlaste se srdečně, například „S pozdravem“ nebo „S pozdravem“. Pokud k vašim e-mailům není připojen automatický podpisový řádek, který obsahuje vaše kontaktní údaje, nezapomeňte ve spodní části e-mailu uvést své telefonní číslo a další důležité kontaktní informace.
