Účetní software je navržen tak, aby automatizoval většinu účetního procesu. Účelem je usnadnit, zrychlit a zpřesnit účetnictví. Software sice slouží svému účelu, ale nevýhody spočívají v tom, že se pro vaše účetní potřeby spoléháme pouze na technologii. Proto je důležité porozumět základům účetnictví i tomu, jak používat účetní software.
Náklady
Při používání účetního softwaru musíte zakoupit software a veškeré další licence nezbytné pro ostatní uživatele a počítače. Některý software vyžaduje zakoupení upgradů nebo aktualizací pro další funkce. Musíte se také ujistit, že váš počítač je schopen spustit software. Pokud ne, budete muset také upgradovat počítač.
Spoléhání se na počítače
Pokud dojde k chybě vašeho počítače nebo dojde k poškození dat virem, nebudete moci používat účetní software, dokud nebude problém vyřešen. To také znamená, že nebudete mít přístup k žádným zadaným údajům, dokud nebude počítač znovu spuštěn. Mohou být také poškozena vaše data, což znamená, že budete muset znovu zadávat informace, pokud jste své soubory nezálohovali. Pokud navíc dojde k výpadku napájení, bude váš software nepoužitelný, pokud nejste na notebooku napájeném z baterie.
Podvod
Účetní data softwaru vyžadují další úroveň zabezpečení, aby se zabránilo problémům, jako jsou podvody a zpronevěra. Software usnadňuje uživatelům měnit data, což usnadňuje provádění podvodů. V důsledku toho existuje větší potřeba, aby interní auditoři kontrolovali jakékoli nepřesnosti údajů. Musí být také přijata bezpečnostní opatření, aby se omezila míra kontroly, kterou mají uživatelé nad funkcemi jakéhokoli účetního softwaru.
Další software
Většina účetního softwaru vyžaduje, abyste k prohlížení zpráv měli další software. Některé programy vám například umožňují exportovat data jako soubor PDF nebo tabulku aplikace Excel. To umožňuje uživatelům bez účetního programu zobrazit data. Prohlížecí software však může pro uživatele představovat další výdaje.
Lidská chyba
I když je snadné nesprávně zapisovat čísla, je ještě snazší psát nesprávně. Zadávání údajů do účetního softwaru příliš rychle může mít za následek vážné chyby. S programem provádějícím výpočty může být obtížnější dohledat příčinu problému. Sledování, digitální účetní knihy nebo psané účetní knihy usnadňují a zrychlují sledování.
Výcvik
Účetní software vyžaduje, abyste si našli čas a naučili se jej používat. I když můžete být zkušeným účetním, budete se muset stále naučit, co dělá každé tlačítko a příkaz nabídky, abyste mohli efektivně používat účetní software. Tato křivka učení může vést k nákladným chybám. V některých případech může být nutné placené školení, aby se naučili provádět určité úkoly. Pokud nejste technicky zdatní, proces může být ještě obtížnější.
Čas
Mnoho účetních zjistí, že zadávání údajů do účetního softwaru trvá déle než jejich zápis nebo zadání do tabulky. Vzhledem k podrobným obrazovkám tento proces často trvá déle, zejména u těch, kteří software často nepoužívají nebo s používáním programu stále začínají. Pokud software vyžaduje mnoho kroků k zadání základních údajů, časové požadavky mohou převážit výhody automatických výpočtů.
