Microsoft Outlook umožňuje vytvářet skupiny kontaktů, známé také jako distribuční seznamy nebo e-mailové skupiny. Pokud běžně posíláte e-maily stejné skupině lidí, jejich nastavení jako skupiny kontaktů vám umožní ušetřit čas odesláním e-mailu skupině namísto zadávání všech adres. Můžete také vytvořit skupinu kontaktů, která obsahuje další skupiny kontaktů. Ve většině případů není omezen počet e-mailových adres, které můžete mít ve skupině kontaktů.
Starší verze aplikace Outlook
Outlook 2010 a novější nemají žádný limit na počet adres, které můžete zahrnout do skupiny kontaktů. V dřívějších verzích závisí maximální počet adres, které můžete zahrnout do skupiny kontaktů, na množství informací uložených pro každý kontakt. Typické limity jsou mezi 50 a 70 kontakty, ale mohou být až 25. Kontakty skupiny mohou přestat fungovat, pokud uvedete další kontaktní informace pro členy. V takovém případě můžete skupinu rozdělit na dvě skupiny kontaktů.
Exchange a další poštovní servery
I když je počet adres ve skupině kontaktů neomezený, poštovní server může mít omezení. V podnikovém prostředí může mít server Microsoft Exchange maximální velikosti pro skupiny kontaktů. V prostředích pro domácnosti a malé firmy může váš poskytovatel internetových služeb blokovat e-maily, které obsahují více než zadaný počet adres. E-maily, které obsahují velký počet adres, mohou být navíc označeny nebo blokovány jako spam poskytovatelem e-mailu příjemců nebo klientským softwarem.
Ochrana osobních údajů a čitelnost
Když posíláte e-mail skupině kontaktů, Outlook nahradí název skupiny e-mailovými adresami všech ve skupině, takže všichni příjemci uvidí e-mailovou adresu všech. To může zabrat spoustu místa v horní části e-mailu a také to vyvolává obavy o ochranu osobních údajů. Pokud je skupinou například herní klub a všichni členové se navzájem znají, je to v pořádku; ale pokud se členové skupiny navzájem neznají, může být zaslání e-mailové adresy všech ostatních ve skupině každému vážnému až nezákonnému porušení soukromí. Chcete-li tomu zabránit, použijte při odesílání do skupiny kontaktů pole BCC, nikoli pole TO.
Kontaktní skupina vs. Seznam adresátů
Kontaktní skupina je pohodlný způsob, jak může jedna osoba rutinně posílat e-maily skupině nebo skupinám lidí. Pokud si však velká skupina lidí často potřebuje navzájem posílat e-maily, a to zejména v případě, že je požadováno soukromí, je lepší způsob, jak jít na diskusní seznam odběratelů nebo e-mailový seznam, protože jde o webové programy, které umožňují každému k odeslání e-mailu skupině pomocí jediné e-mailové adresy.
